Depuis toujours, le principal problème de gestion d'un fonds d'archives réside dans la documentation : pour retrouver un document encore faut-il savoir où il est rangé, comment il est indexé, sous quelle forme il se présente, qui en détient les droits ...

Tout projet de sauvegarde d’archives sonores doit intégrer une réflexion en profondeur dans l'aspect logique et sémantique et y intégrer les aspects documentaires et ce d’autant plus que la création de fichiers numériques entraîne des problèmes de nomenclature, très différents de ceux rencontrés dans l’archivage traditionnel.

Pour faire face à ces défis, Memnon a développé en interne une solution software appelée « IPI » (Integrated Proxy Index) qui permet d’étendre considérablement l’automatisation de l’indexation et de la documentation et qui donc facilite grandement l’opération de post-numérisation.
 
Ce software permet au documentaliste de réduire les tâches d’indexation et de documentation de 5-8 heures à 1-2 heures par heure de contenu en pré-indexant automatiquement la source numérisée transmise au client pour son travail de documentation.

Dans une seconde étape, dès la documentation accomplie, le logiciel permet d’assembler dans un fichier unique (par exemple un fichier Mets), le document numérisé et les informations techniques ou historiques (métadonnées) que le documentaliste désire associer à ce dernier.

Cette solution informatique offre également l’avantage d’utiliser le modèle OAIS. Ce modèle, développé par la communauté des archives préconise une organisation structurée et reconnue de l'information, ce qui signifie que toute personne naviguant dans ce modèle, parlera un "langage unique" et utilisera les mêmes termes standards pour définir des objets.

Ce choix du format ouvert permet à Memnon de garantir la conformité, l’accessibilité, la pérennité et l’interopérabilité des fichiers "archive" générés par son logiciel.

Memnon peut aider à la création de systèmes documentaires spécialisés, en s’appuyant sur l'expertise de son équipe IT et de ces consultants et l’expérience acquise dans la mise en place de projets d’archivages auprès d'autres institutions.